Por qué cotejar antes del despacho
Las inconsistencias entre documentos son una causa frecuente de consultas, correcciones y retrasos. Detectarlas cuando la mercancía todavía está en tránsito da tiempo para pedir documentos corregidos al proveedor.
Qué comparar
| Exportador, importador y consignatario | Nombres y datos iguales en los tres documentos |
|---|---|
| Descripción de la mercancía | Suficientemente detallada y consistente |
| Cantidades y unidades | Factura frente a lista de empaque |
| Número y tipo de bultos | Lista de empaque frente a documento de transporte |
| Peso bruto y neto | Lista de empaque frente a documento de transporte |
| Valores, moneda e incoterm | Factura frente a orden de compra y condiciones pactadas |
| País de origen | Factura y, si aplica, certificado de origen |
| Números de contenedor y marcas | Documento de transporte frente a lista de empaque |
Paso a paso
- Reúna los documentos definitivos de la operación (no borradores).
- Compare la factura con la orden de compra: precios, cantidades, moneda e incoterm.
- Compare factura y lista de empaque: ítems, cantidades y unidades.
- Compare lista de empaque y documento de transporte: bultos, pesos y marcas.
- Registre cada diferencia, su causa y quién la resolverá.
- Solicite al proveedor los documentos corregidos y archive la versión final en el expediente.
Diferencias más comunes
- Peso bruto distinto entre lista de empaque y documento de transporte.
- Descripciones genéricas en la factura.
- Cantidades en unidades diferentes (cajas frente a piezas).
- Incoterm de la factura distinto al negociado.
Cómo automatizarlo
La automatización documental extrae estos campos y señala las diferencias para revisión, de modo que su equipo se concentre en resolver excepciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la lista de empaque?
Es el documento del proveedor que detalla el contenido de cada bulto: cantidades, pesos, dimensiones y marcas. Complementa la factura comercial.
¿Qué pasa si el peso no coincide?
Conviene aclararlo con el proveedor y el transportista antes de declarar la mercancía, y conservar la evidencia en el expediente. Consulte con su agente de aduanas cómo proceder.
¿Quién debe hacer el cotejo?
Normalmente el área de compras u operaciones del importador, con apoyo de su agente de aduanas. La automatización documental agiliza esta revisión.
¿El cotejo aplica también a exportaciones?
Sí. Revisar la consistencia de los documentos de salida evita problemas con el comprador y en el país de destino.